Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos. Las tablas dinámicas funcionan de forma un poco distinta dependiendo de la plataforma que use para ejecutar Excel.
Imagina una situación en la que has creado un reporte que resume las ventas de la empresa en las diferentes regiones del país. En seguida te solicitan crear otro reporte donde se muestran las ventas de cada producto en cada región del país.
Finalmente, te piden un tercer reporte donde se puedan visualizar las ventas de cada producto, pero en cada ciudad del país en lugar de la región.
Aunque cada uno de los reportes está basado en los mismos datos, deberás invertir tiempo en la creación de las fórmulas y en la aplicación del formato adecuado a cada reporte.
Las tablas dinámicas son ideales para un escenario como el descrito anteriormente ya que con solo usar el ratón podrás crear cada uno de los reportes sin la necesidad de crear una sola fórmula.
Las tablas dinámicas serán de gran ayuda para aquellos usuarios de Excel que invierten gran cantidad de tiempo en la creación de reportes que están basados en los mismos datos de origen.
Una vez que tenemos nuestros datos en el formato adecuado, podremos crear fácilmente la tabla dinámica.
Crear una tabla dinámica
Para crear una tabla dinámica seguimos los siguientes pasos:
- Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.
- Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tabla dinámica que está dentro del grupo Tablas.
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica y aceptamos los valores predeterminados
.
Se creará una nueva hoja con una tabla dinámica en blanco.
En este punto hemos creado la tabla dinámica, solo que se encuentra vacía, y tendremos que configurar los campos que se mostrarán en el informe.
Dentro del recuadro de la tabla dinámica, que se muestra sobre las celdas de nuestra hoja, puedes leer la siguiente leyenda que nos indica la manera de crear el informe: “Para generar un informe, elija los campos de la lista de campos de la tabla dinámica”.
El panel Campos de tabla dinámica
En la parte derecha de la ventana de Excel se mostrará el panel Campos de tabla dinámica que tendrá la lista de todos los campos que podemos elegir para crear el informe.
Los campos de nuestro interés tendrán que ser arrastrados a alguna de las cuatro áreas que se muestran en la parte inferior del panel.
Para este ejemplo, arrastraré el campo Marca hacia el área Columnas, el campo Vendedor hacia el área Filas y el campo Total hacia el área Valores y una vez realizados estos cambios tendremos listo nuestro informe tal como se observa en la siguiente imagen:
Los números que observas en la parte central de la tabla dinámica son el resultado de calcular la suma de todas las filas en los datos de origen y dicho cálculo se ha realizado de manera automática sin la necesidad de que ingresemos una fórmula.
Este tipo de tablas las conocemos como dinámicas porque podemos elegir cualquier campo de la lista y colocarlo en cualquiera de las áreas que se encuentran en la parte inferior del panel derecho: Filtros, Columnas, Filas o Valores.
También podemos mover los campos aún después de haber creado la tabla dinámica, por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra que he arrastrado el campo Vendedor al área Columnas y el campo Marca hacia el área Filas.
Como resultado tendremos los nombres de los vendedores en los encabezados de columna y las marcas como los encabezados de filas.
Tablas dinámicas recomendadas
Además del proceso descrito anteriormente, podemos crear una tabla dinámica usando el comando Tablas dinámicas recomendadas con los siguientes pasos:
- Haz clic en cualquier celda de los datos de origen.
- Ve a la pestaña Insertar y haz clic en el botón Tablas dinámicas recomendadas que está dentro del grupo Tablas.
- Se mostrará un cuadro de diálogo con una lista de tablas dinámicas que podremos crear con solo seleccionarla y pulsar el botón Aceptar.
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- Se creará una nueva hoja que incluirá la tabla dinámica que hayamos seleccionado en el paso anterior.
Aunque es poco frecuente usar esta alternativa para crear nuestras tablas dinámicas, la realidad es que es un buen ejercicio para aquellos usuarios que son nuevos en el uso de las tablas dinámicas ya que nos permitirá visualizar una amplia gama de opciones que tenemos disponibles.
La creación de tabla dinámicas es un proceso fácil de llevar a cabo y lo importante será aprender a usar las configuraciones disponibles que nos permitirán hacer un análisis profundo de los datos.
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